SEPA
IN ARBEIT vo:
Einleitung
Seit Februar 2013 kommt SEPA (Single Euro Payment Area, nicht Standard European Payment Agreement) statt dem alten Lastschriftverfahren EU-weit und im Autopoll zum Einsatz.
Voraussetzungen
- SEPA bis Version 2.7 steht ab Autopoll Version 4 zur Verfügung.
- SEPA 3.0 wird ab Autopoll Version 5 in der 2.Ausbaustufe zur Verfügung stehen.
- Für die Fakturierung und damit auch SEPA, wird Autopoll in der PLUS Variante benötigt.
Vorbereitungen
Schritt 1 - SEPA-Gläubiger-ID/Creditoren-ID
Um am Lastschriftverfahren teilnehmen zu können, müssen Unternehmen u.a. eine Gläubiger-Identifikationsnummer besitzen. Die Ausgabe der Nummern übernimmt in Deutschland die Bundesbank in Abstimmung mit der Deutschen Kreditwirtschaft (DK). In Österreich wird die sogenannte Creditoren ID benötigt, welche von der Nationalbank vergeben wird. Diese muss bei der Hausbank beantragt werden.
Schritt 2 - Hausbank
Ein Vorgespräch mit der Hausbank ist notwendig um die Details der Verwendung von SEPA bei der Hausbank festzulegen. Darunter fallen die genaue SEPA-Version, die Anzahl der SEPA-Dateien die bei der Fakturierung erstellt und wie die erstellten SEPA-Dateien bei der Hausbank eingelesen werden solllen. Zusätzlich wird von der Hausbank eine Inkassovereinbarung benötigt, um Lastschriften vom Konto des Kontoinhabers einziehen zu können.
Schritt 3 - Eigene Bank- und SEPA-Daten
Sind mit der Hasubank alle SEPA-relvanten Details besprochen müssen diese SEPA-Basisdaten im Autopoll erfasst werden. Unter Einstellungen-Allgemeine Einstellungen werden diese daten erfasst.
Hier müssen alle relevanten Daten eingegeben werden: die BIC, der Name, die IBAN, die Steuernummer, die Ust-ID und die SEPA Gläubiger ID und vor allen Dingen die Auswahl "Datenträgeraustausch" muss auf SEPA eingestellt werden.
Schritt 4 - Kunden Bank- und SEPA-Daten
Firmen Bankverbindungsdaten
- Unter Daten - Firmen - wird die gewünschte Firma angeklickt und unter dem Reiter SEPA / Lastschriften muss entschieden werden ob der Kunde ein Firmenkunde oder Privatkunde ist. Der Unterschied liegt im Umgang. Firmenkunden (B2B) können Buchungen im Regelfall nicht zurück buchen. Lastschriften müssen einen Tag vor der Fälligkeit bei der Zahlstelle vorliegen.
- Privatkunden (Basis Lastschrift)können inerhalb von acht Wochen nach Kontobelastung wiedersprochen werden, so das der Belastungsbetrag wieder gut geschrieben wird. Wenn eine SEPA-Basis-Lastschrift erstmalig ausgeführt wird, muß die Lastschrift fünf Tage vor Fälligkeit bei der Zahlstelle vorliegen. Dies gilt auch für einmalige Lastschriften. Bei darauffolgende Lastschriften hingegen, muss die Lastschrift zwei Tage vorher bei der Zahlungsstelle vorliegen.
- Das Feld bestätigt am, gibt das Datum an, an dem das Mandat vom Kunden unterschrieben/bestätigt wurde. Ohne eine eingetragene Bestätigung, ist eine Abbuchung nicht möglich. Dies kann, einmal in diesem Feld geändert oder bestätigt werden,
Umstellung alte Konto-Angaben auf IBAN
Für den Umstieg vom alten Lastschriftverfahren und einer alten Autopoll Version auf SEPA bzw. Autopoll Version V4 gibt es in Autopoll die Möglichkeit die Kunden-Bankdaten von Kontonummer und BLZ auf IBAN und BIC umzustellen. Details unter IBANUmstellung
SEPA Mandate einfordern
Mit Hilfe der Autopoll Funktion Rundschreiben können die SEPA-Mandate für die betroffenen Kunden erstellt und an diese versandt werden. Details unter Rundschreiben.
- In der oberen rechten Ecke ist ein Auswahlfeld, in dem Stammdaten steht. In diesem Feld gibt es mehere Auswahlmöglichkeiten. Hier kann der Punkt Mandat ausgewählt werden und dann werden alle relevanten Punkte angezeigt, die für ein Mandat wichtig sind:
. Dies verschaft einem einen schnellen Überblick über alle Kunde und deren Mandatsinformationen.
- Um mit den Kunden eine SEPA Lastschrift zu vereinbaren, können im Autopoll die SEPA Basis und Firmen Mandatsbestätigungsvorducke genutzt werden.
- Wie die Vordrucke eingestellt, verschickt oder gedruckt werden, wird unter Rundschreiben beschrieben.
SEPA Mandate bestätigen
