EN SEPA
IN ARBEIT in progress
Preamble
Since February 2013 SEPA (Single Euro Payment Area, not Standard European Payment Agreement) is applied EU-wide in Autopoll instead of the old direct debit procedure (Germany: dtaus, Austria: edifact).
Pre-conditions
- SEPA till version 2.7 is available from Autopoll Version 4.
- SEPA 3.0 is available from Autopoll Version 4.5.3.430 FR04.
- For invoicing and therefore for SEPA too, Autopoll is required in variant PLUS.
Preparations
Step 1 - SEPA-debtee-ID/creditor-ID
To take part in the SEPA direct debit, companies need a debtee identification number (Gläubiger-Identifikationsnummer). In Germany this ID will be issued by the German Central Bank (Bundesbank) in harmonisation with the German Credit Economy (Deutsche Kreditwirtschaft DK). In Austria a so called creditor ID is needed, which is being issued by the National Bank (Nationalbank). The debtee ID or creditor ID has to be applied for at the principal bank.
Step 2 - principal bank
It is absolutely necessary to talk to and with the principal bank to clarify the details for SEPA. Such details are: which exact SEPA version is being used, how many SEPA-files shall be created during an invoicing in Autopoll, how shall these SEPA files be imported at the principal bank etc. Additionally a cash collection agreement of the principal bank is needed to collect the money from the account of the account owner.
Step 3 - principal bank- and SEPA-data
When all SEPA relevant details are clarified with the own bank, these SEPA basic data have to be registered in Autopoll. Enter these data under Settings-Genreal Settings.
Here all the relevant data have to be entered: the BIC, the name, the IBAN, the tax number, the VAT-ID number, the SEPA debtee ID and in any case the selection of SEPA has to be done.
Step 4 - customers bank- and SEPA-data
Open the companies over Data-Companies and enter the bank details of the customers in the register "SEPA/Lastschrift".
Firmenkunden (B2B) Business clients normally cannot reverse bookings. Debits have to be at the pay office one day before the due date.
Privatkunden (Basis Lastschrift) Private clients can enter an objection within eight weeks after debiting the account, so that the debited amount is being credited back. If a SEPA basic debit is executed for the first time, the debit has to be at the pay office five days before the due date. This is also valid for one time debits. Following debits have to be at the pay office two days before the due date.
As SEPA is undergoing a continuous developing process the exact and actual details have to be enquired at the principal bank like recommended in step 2. Especially the regulations for the time limits change very often.
Conversion old account details to IBAN
Für den Umstieg vom alten Lastschriftverfahren und einer alten Autopoll Version auf SEPA bzw. Autopoll Version V4 gibt es in Autopoll die Möglichkeit die Kunden-Bankdaten von Kontonummer und BLZ auf IBAN und BIC umzustellen. Details unter Umstellung auf IBAN Diese Funktion kam nur in der Anfangszeit von SEPA zum Einsatz und wird heute nicht mehr benutzt.
Step 5 - customers SEPA-mandates
Damit die Rechnungen in Form einer SEPA-Datei an die Hausbank übergeben werden können, müssen bei den Kunden SEPA-Lastschrift-Mandate angefordert werden. Erst wenn diese Mandate unterschrieben vorliegen und im Autopoll erfasst bzw. pro Kunden bestätigt wurden, werden die Rechnungen in die SEPA-Datei übergeben. Sollte ein SEPA-Mandat nicht bestätigt worden sein, wird die Rechnung erstellt aber nicht in die SEPA-Datei übernommen. Zusätzlich wird ein Sonderbericht im Druckmanager der Faktura erzeugt, der alle Rechnungen mit Kunden listet, die kein bestätigtes SEPA-Mandat haben. In diesen Fällen muss das SEPA-Mandat kontrolliert ggfls. angefordert und im Autopoll bestätigt werden.
SEPA mandate display
Den Zustand der SEPA-Mandate kann unter Daten-Firmen und mit der Anzeige-Einstellung "Mandate" kontrolliert werden.
SEPA mandate enquiry
Mit Hilfe der Autopoll Funktion Rundschreiben können die SEPA-Mandate für die betroffenen Kunden erstellt und an diese versandt werden. Es gibt auch die Möglichkeit die Rundschreiben aus Autopoll per Mail zu versenden. Details unter Rundschreiben.
SEPA mandate confirmation
Nach dem Erhalt der bestätigten SEPA-Mandate müssen diese Bestätigungen in Autopoll erfasst werden.
I. single confirmation
Unter Daten-Firmen die betroffene Firma öffnen und ins Register "SEPA/Lastschriften" wechseln.
Den Haken bei "bestätigt am" setzen und ein Datum eingeben.
II. mass confirmation
Unter Daten-Firmen (am besten mit der Anzeige-Einstellung "Mandate") die Firmen markieren deren SEPA-Mandate bestätigt werden sollen. Mit dem 
Symbol öffnet sich das Untermenü zum Setzen und Entfernen der SEPA-Mandatsbestätigungen. Nach Auswahl von "Mandats-Bestätigungen setzen" werden die Bestätigungshaken und das Bestätigungsdatum in den markierten Firmen gesetzt.
SEPA mandate deletion
Von Zeit zu Zeit müssen SEPA-Mandate auch entfernt werden, weil diese z.B. entzogen wurden oder der Kunde nicht mehr aktiv ist.
I. single deletion
Unter Daten-Firmen die betroffene Firma öffnen und ins Register "SEPA/Lastschriften" wechseln.
Den Haken bei "bestätigt am" und das Datum entfernen.
II. mass deletion
Unter Daten-Firmen (am besten mit der Anzeige-Einstellung "Mandate") die Firmen markieren deren SEPA-Mandatsbestätgigungen entfernt werden sollen. Mit dem Symbol öffnet sich das Untermenü zum Setzen und Entfernen der SEPA-Mandatsbestätigungen. Nach Auswahl von "Mandats-Bestätigung entfernen" werden die Bestätigungshaken und das Bestätigungsdatum in den markierten Firmen entfernt.
SEPA parameters invoicing
Bei der ersten Faktura mit SEPA müssen einmalig die folgenden SEPA-Einstellungen nach Absprache mit der Hausbank vorgenommen werden. Nach der Ermittlung der abzurechnenden Sätze bei der Faktura (Details unter Fakturierung) befindet sich im Register "Status" der Button "Weitere SEPA-Parameter".
Due date calculation
Configuration of all the parameters for the calculation of the due date and filling date.
XML-file
from V4
Configuration of the SEPA version and the form/shape of the SEPA files which have to be created.
from V4.5
Configuration of the SEPA version and the form/shape of the SEPA files which have to be created.
DTAUS/Edifact
Is not needed anymore and is not applicable in the future.
This area was being used in the starting time of SEPA to remember the customers in the reason for payment of the direct debit file (dtaus/edifact) that SEPA has to be used and to set a mandate (only for privat customers).
Own due date
Ist mit der Hausbank vereinbart worden, dass das Fälligkeits- und Einreichungsdatum nicht automatisch berechnet werden soll, kann an dieser Stelle ein eigenes Fälligkeits- und Einreichungsdatum festgelegt werden, welche die oben beschriebene Fälligkeitsberechnung ignoriert.
Additional reports in the print manager of an invoicing with SEPA
Neben den Rechnungen, dem Rechnungsjournal und der "Rechnungsübersicht ohne Lastschrift", wird eine separate "Rechnungsübersicht Sepa" erstellt. Darüber hinaus, je nachdem wie viele SEPA-Dateien erstellt wurden, zu jeder SEPA-Datei einen "Begleitzettel - Sepa". Sollte es unbestätigte SEPA-Mandate geben, wird zusätzlich der Bericht "Sepa - unbestätigte Mandate" erzeugt.
Hint
Autopoll only offers the tools to invoice transactions with SEPA direct debit. But how these tools are being used have to be checked, decided and configured by the customer in corporation with his principal bank.