EN stock discrepancy

in Arbeit IN ARBEIT 

Preamble

No hardware and no software can detect and display the 100% actual state in and of the tanks. Even probes in the tanks are subject to variances up to 3%, due to physical and thermal influences on the tanks and pumps.

Therefore the stock values displayed in Autopoll are only calculated values on the base of manually read stock values, tank probe values, deliveries and fillings booked in Autopoll or polled from the card readers. The calculation can only be an approach to the actual state in the tanks.

Calculation method

Autopoll berechnet die Bestände auf Basis des letzten erfassten Bestandes oder der letzten erfassten oder übermittelten Peilung, zuzüglich aller danach erfassten Lieferungen, abzüglich aller danach übermittelten oder erfassten Abgaben (Tankungen).

Example:

* booked stock value 01.08.2015 00:00:	8.037	L
* deliveries after 01.08.2015 06:00:	+ 23.488	L
* fillings after 01.08.2015 06:00:	- 27.337	L
* other bookings (e.g. calibration service, tank cleaning etc.) after 01.08.2015 06:00:	- 0	L
* calculated stock 01.09.2015 00:00:	4.188	L
* polled probe value 01.09.2015 00:00:	3.959	L
* Difference/discrepancy	- 229	L = 0,84 %

Interpretation:

Am 01.08.2015 um 00:00 wurde ein Tankinhalt von 8.037 Litern festgestellt und in Autopoll als Bestand gebucht. Nach diesem Zeitpunkt und vor dem 01.09.2015 00:00 wurden in der Summe 23.488 Liter geliefert und 27.337 Liter getankt. Dies ergibt einen rechnerischen Bestand von 4.188 Litern. Tatsächlich werden am 01.09.2015 um 00:00 jedoch 3.959 Liter als aktueller Bestand von der Peilsonde festgestellt und über den Tankautomaten an Autopoll übermittelt. Dies ergibt eine Abweichung von -229 Litern. In Relation zu der getankten Menge (Abgaben) sind dies 0,84 %.

There can be the following reasons for stock discrepancies:

Natural loss

Discrepancies of up to 1-2 % of the quantity of sales can occur due to temperature fluctuations (during the deliveries, in the tanks, while filling) and can only be avoided by temperature compensated fillings (temperature compensated pumps). ==> see Autopoll expansion temperature compensation

Data loss

Um Datenverluste auszuschließen hat man ab Autopoll Rel. 3.5 eine komfortable Kontrollmöglichkeit: Vorgangskontrolle (Aktionen-Vorgangskntrolle) Diese Funktion prüft, ob die von den Tankautomaten vergebenen Vorgangsnummern fortlaufend und lückenlos im Autopoll vorhanden sind. ==> siehe Autopoll Funktion Vorgangskontrolle

Data manipulation

Apparent losses can occur when fillings have/had been manipulated in Autopoll.

Example:

Die Menge einer Tankung wird verändert.

* Originalmenge:	500	L
* Menge nach Änderung:	100	L
* Verlust:	400	L

Änderungen dieser Art können nur von Benutzern mit entsprechender Autopoll-Berechtigung vorgenommen werden. Zu beachten ist auch, dass alle Änderungen protokolliert und jederzeit nachvollzogen werden können. D.h. welche Autopoll Benutzeranmeldung die Änderung vorgenommen hat.

Imprecisely adjusted pumps

An öffentlichen Tankstellen müssen die Pumpen regelmäßig vom Eichamt überprüft werden. Nicht öffentliche Tankstellen müssen diese Überprüfungen nicht vornehmen lassen. Pumpen, die nicht regelmäßig überprüft und justiert werden, können ungenau arbeiten.

Stealing

b) wrong delivered quantity

Um zu verhindern, dass bei Anlieferungen von Treibstoff nicht die auf dem Lieferschein genannte Menge in Ihren Tank gepumpt wird, empfehlen wir die Lieferanten aufzufordern vor Tankbeginn einen sogenannten Null-Bon drucken zu lassen. Zusätzlich kann, bei einer vorhandenen Peilsonde, eine Peilung kurz vor der Lieferung und eine Peilung kurz nach der Lieferung (evtl. ein bisschen warten bis sich der Tankinhalt nach der Befüllung beruhigt hat) durchgeführt werden, um so die in den Tank gefüllte Menge zu ermitteln. Aber auch dies ist nur eine Annäherung wegen der Varianz der Peilsonden. (s.o.)

c) taking/filling at free-autarc pumps

In diesem Fall werden im Tankautomaten keine Aufzeichnungen der Abgaben vorgenommen und demnach auch nicht an Autopoll übermittelt. Eine Kontrollmöglichkeit besteht nur durch Ablesung von Pumpenzählerständen (Summierzähler) und Vergleich mit Tankmengen in Autopoll. ==> siehe Autopoll Tool Pumpenkontrolle

Reduction of discrepancies

• Regelmäßig manuelle Bestandsermittlungen vornehmen und mit genauem Zeitpunkt im Autopoll als Bestände erfassen. Mindestens einmal im Jahr (zum Ende oder Anfang des Wirtschaftsjahres) Empfohlen wird einmal pro Quartal. Je öfter Bestände manuell ermittelt und erfasst werden, desto geringer werden die Abweichungen aufgrund der Temperaturkompensation.

• Entering ALL deliveries with the exact date and time (end of the delivery)

• NOT deleting any fillings polled from the card readers.

• Bei Tankungen im Rahmen der Eichung durch das Eichamt, bei denen die abgetankten und gemessenen Mengen wieder in die Tanks zurückgekippt wurden, sollte man die Menge nach der Abholung der Tankungen auf 0 reduzieren und im Bemerkungsfeld "Eichung" und die Ursprungsmenge eintragen. Aber Achtung im Bemerkungsfeld nicht mehr als 30 Zeichen erfassen.

• Regelmäßige Prüfungen: "nicht zugeordnete Tankungen" und Vorgangslücken.