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By default all Autopoll PLUS variants are configured as cancelling system, which means that invoices which have been created once could not be invoiced again. To proof this just do a test run invoicing with the same settings like the last invoicing. If no transactions are counted to be processed then it is a cancelling system and the invoices have to be cancelled first before the transactions can be changed and afterwards being re-invoiced. If transactions are counted to be processed then it is a repeating system and the invoicing can be done again and again. | By default all Autopoll PLUS variants are configured as cancelling system, which means that invoices which have been created once in real/production run could not be invoiced again. To proof this just do a test run invoicing with the same settings like the last invoicing. If no transactions are counted to be processed then it is a cancelling system and the invoices have to be cancelled first before the transactions can be changed and afterwards being re-invoiced. If all transactions are counted to be processed then it is a repeating system and the invoicing can be done again and again without the need of cancellation. | ||
===Backup=== | ===Backup=== | ||
It is recommended to execute an Autopoll backup before taking care of the invoice cancellation or the invoicing. After the backup only the cancellation or the invoicing should be done so that in case of an error the backup is the fallback point. | |||
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To execute a cancellation the invocing overview has to be opened. | |||
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Soll nach der Stornierung der Rechnung/en eine Refakturierung mit den selben Rechnungsnummern stattfinden, so muss die letzte vergebene Rechnungsnummer für die erste Fakturierung nach der Refakturierung notiert werden. Details unter [[Refakturierung]]. | Soll nach der Stornierung der Rechnung/en eine Refakturierung mit den selben Rechnungsnummern stattfinden, so muss die letzte vergebene Rechnungsnummer für die erste Fakturierung nach der Refakturierung notiert werden. Details unter [[Refakturierung]]. | ||
===Menu call up | ===Menu call up invoicing overview - invoicing sessions - invoices=== | ||
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For the cancellation open the corresponding invoicing session so that the invoices of that invoicing session are being displayed. | |||
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Mark the invoices which shall be cancelled. | |||
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Start the cancellation of the previously selected invoices by clcking the icon [[Datei:RE_UEB_3.PNG|30px|]]. | |||
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In der Regel wird auf die Erstellung der Gutschriften verzichtet. | Normally In der Regel wird auf die Erstellung der Gutschriften verzichtet. | ||
Version vom 31. März 2021, 11:47 Uhr
IN ARBEIT work in progress
Preamble
If necessary it is possible to cancel invoices created in and with Autopoll.
Pre-conditions
Cancelling- or repeating-system
By default all Autopoll PLUS variants are configured as cancelling system, which means that invoices which have been created once in real/production run could not be invoiced again. To proof this just do a test run invoicing with the same settings like the last invoicing. If no transactions are counted to be processed then it is a cancelling system and the invoices have to be cancelled first before the transactions can be changed and afterwards being re-invoiced. If all transactions are counted to be processed then it is a repeating system and the invoicing can be done again and again without the need of cancellation.
Backup
It is recommended to execute an Autopoll backup before taking care of the invoice cancellation or the invoicing. After the backup only the cancellation or the invoicing should be done so that in case of an error the backup is the fallback point.
Menu call up invoicing overview
To execute a cancellation the invocing overview has to be opened.
identification of the last used invoice number
Soll nach der Stornierung der Rechnung/en eine Refakturierung mit den selben Rechnungsnummern stattfinden, so muss die letzte vergebene Rechnungsnummer für die erste Fakturierung nach der Refakturierung notiert werden. Details unter Refakturierung.
Menu call up invoicing overview - invoicing sessions - invoices
For the cancellation open the corresponding invoicing session so that the invoices of that invoicing session are being displayed.
Cancellation
I. mark invoices
Mark the invoices which shall be cancelled.
II. start cancellation
Start the cancellation of the previously selected invoices by clcking the icon 
.
The last security query before the cancellation has to be confirmed.
III. enquiry credit note creation
Sollte mit dem Zusatztool "Offene Posten Verwaltung" eine Zahlung zur markierten Rechnung eingebucht worden sein, wird nach der Stornobestätigung gefragt, ob eine Gutschrift erzeugt werden soll.
Normally In der Regel wird auf die Erstellung der Gutschriften verzichtet.
JA - Es werden GUTSCHRIFTEN erzeugt: Mit dieser Auswahl wwerden für jede zu stornierende/aufgelistete Rechnung unter Daten-Andere Buchungen eine Gutschriftsbuchung erstellt.
Sollte bei der Fakturierung die Einstellung "nur Gutschriften" oder "Transaktionen und Gutschriften" ausgewählt worden sein, werden die so entstandenen Gutschriftsbuchungen auch abgerechnet. Unter Umständen können so bei einer Refakturierung 0-Wert-Rechnungen entstehen, da sich die Werte der Transaktionen und der Wert der Gutschriften gegenseitig aufheben.
NEIN - Es werden KEINE Gutschriften erzeugt: Mit dieser Auswahl werden keine Gutschriftsbuchungen für die zu stornierenden/aufgelisteten Rechnungen erstellt.
Abbrechen: Der Stornierungsvorgang wird abgebrochen
IV. cancellation report
Es wird für jede stornierte Rechnung ein Storno-Beleg erstellt und im PDF-Verzeichnis von Autopoll wie bei einer normalen Fakturierung gespeichert. In der Regel dient dieser Beleg nur der internen Verwendung.
V. closing operations cancellation
Alle Transaktionen der stornierten Rechnung/en werden zurückgesetzt was die Faktura angeht und erhalten den Status storniert. Je nachdem wie viele Rechnungen mit wie vielen Transaktionen storniert wurden, kann dieser Vorgang einige Minuten in Anspruch nehmen. Sind alle Transaktionen im Status geändert, erscheint eine Meldung.
VI. finish cancellation
Die Stornierung ist beendet wenn die Rechnungsübersicht wieder sichtbar ist und alle markierten Rechnungen den Status storniert erhalten haben.
Re-invoicing
Details under re-invoicing