EN cancellation

in Arbeit IN ARBEIT work in progress

Preamble

If necessary it is possible to cancel invoices created in and with Autopoll.

Pre-conditions

Cancelling- or repeating-system

By default all Autopoll PLUS variants are configured as cancelling system, which means that invoices which have been created once could not be invoiced again. To proof this just do a test run invoicing with the same settings like the last invoicing. If no transactions are counted to be processed then it is a cancelling system and the invoices have to be cancelled first before the transactions can be changed and afterwards being re-invoiced. If transactions are counted to be processed then it is a repeating system and the invoicing can be done again and again.

Backup

Es ist ratsam vor einer Stornierung, wie auch vor einer Fakturierung, eine Datensicherung vorzunehmen und danach nur die Stornierung durchzuführen, keine anderen Aktionen innerhalb Autopolls. Sollte etwas schief gehen kann auf die Datensicherung zurückgegriffen werden.

Menu call up invoicing overview

Zur Stornierung muss die Rechnungsübersicht geöffnet werden.

Datei:Cancel 1.png

last etzte vergebene Rechnungsnummer ermitteln

Soll nach der Stornierung der Rechnung/en eine Refakturierung mit den selben Rechnungsnummern stattfinden, so muss die letzte vergebene Rechnungsnummer für die erste Fakturierung nach der Refakturierung notiert werden. Details unter Refakturierung.

Menu call up Aufruf Rechnungslauf Rechnungen

Für die Stornierung den betroffenen Rechnungslauf öffnen, damit die Rechnungen angezeigt werden.

Cancellation

I. mark invoices

Die Rechnungen markieren, die storniert werden sollen.

II. start cancellation

Mit dem Button die Stornierung der vorher markierten Rechungen starten.

Die letzte Sicherheitsabfrage vor der Stornierung muss bestätigt werden.

III. enquiry credit note creation

Sollte mit dem Zusatztool "Offene Posten Verwaltung" eine Zahlung zur markierten Rechnung eingebucht worden sein, wird nach der Stornobestätigung gefragt, ob eine Gutschrift erzeugt werden soll.

In der Regel wird auf die Erstellung der Gutschriften verzichtet.

JA - Es werden GUTSCHRIFTEN erzeugt: Mit dieser Auswahl wwerden für jede zu stornierende/aufgelistete Rechnung unter Daten-Andere Buchungen eine Gutschriftsbuchung erstellt.

Sollte bei der Fakturierung die Einstellung "nur Gutschriften" oder "Transaktionen und Gutschriften" ausgewählt worden sein, werden die so entstandenen Gutschriftsbuchungen auch abgerechnet. Unter Umständen können so bei einer Refakturierung 0-Wert-Rechnungen entstehen, da sich die Werte der Transaktionen und der Wert der Gutschriften gegenseitig aufheben.

NEIN - Es werden KEINE Gutschriften erzeugt: Mit dieser Auswahl werden keine Gutschriftsbuchungen für die zu stornierenden/aufgelisteten Rechnungen erstellt.

Abbrechen: Der Stornierungsvorgang wird abgebrochen

IV. cancellation report

Es wird für jede stornierte Rechnung ein Storno-Beleg erstellt und im PDF-Verzeichnis von Autopoll wie bei einer normalen Fakturierung gespeichert. In der Regel dient dieser Beleg nur der internen Verwendung.

V. closing operations cancellation

Alle Transaktionen der stornierten Rechnung/en werden zurückgesetzt was die Faktura angeht und erhalten den Status storniert. Je nachdem wie viele Rechnungen mit wie vielen Transaktionen storniert wurden, kann dieser Vorgang einige Minuten in Anspruch nehmen. Sind alle Transaktionen im Status geändert, erscheint eine Meldung.

VI. finish cancellation

Die Stornierung ist beendet wenn die Rechnungsübersicht wieder sichtbar ist und alle markierten Rechnungen den Status storniert erhalten haben.

Re-invoicing

Details under re-invoicing