EN SEPA

in Arbeit IN ARBEIT in progress

Preamble

Since February 2013 SEPA (Single Euro Payment Area, not Standard European Payment Agreement) is applied EU-wide in Autopoll instead of the old direct debit procedure (Germany: dtaus, Austria: edifact).

Pre-conditions

• SEPA till version 2.7 is available from Autopoll Version 4.
• SEPA 3.0 is available from Autopoll Version 4.5.3.430 FR04.
• For invoicing and therefore for SEPA too, Autopoll is required in variant PLUS.

Preparations

Step 1 - SEPA-debtee-ID/creditor-ID

Um am Lastschriftverfahren teilnehmen zu können, müssen Unternehmen u.a. eine Gläubiger-Identifikationsnummer besitzen. Die Ausgabe der Nummern übernimmt in Deutschland die Bundesbank in Abstimmung mit der Deutschen Kreditwirtschaft (DK). In Österreich wird die sogenannte Creditoren ID benötigt, welche von der Nationalbank vergeben wird. Diese muss bei der Hausbank beantragt werden.

Step 2 - main bank

Ein Vorgespräch mit der Hausbank ist notwendig, um die Details der Verwendung von SEPA bei der Hausbank festzulegen. Darunter fallen die genaue SEPA-Version, die Anzahl der SEPA-Dateien, die bei der Fakturierung erstellt und wie die erstellten SEPA-Dateien bei der Hausbank eingelesen werden solllen. Zusätzlich wird von der Hausbank eine Inkassovereinbarung benötigt, um Lastschriften vom Konto des Kontoinhabers einziehen zu können.

Step 3 - own bank- and SEPA-data

Sind mit der Hausbank alle SEPA-relvanten Details besprochen, müssen diese SEPA-Basisdaten im Autopoll erfasst werden. Unter Einstellungen-Allgemeine Einstellungen werden diese Daten erfasst.

Hier müssen alle relevanten Daten eingegeben werden: die BIC, der Name, die IBAN, die Steuernummer, die Ust-ID und die SEPA Gläubiger ID und vor allen Dingen die Auswahl "Datenträgeraustausch" muss auf SEPA eingestellt werden.

Step 4 - customers bank- and SEPA-data

Unter Daten-Firmen werden die Firmen geöffnet und unter "SEPA/Lastschrift" werden die Bankverbindungsdaten der Kunden eingetragen.

Firmenkunden (B2B) können Buchungen im Regelfall nicht zurückbuchen. Lastschriften müssen einen Tag vor der Fälligkeit bei der Zahlstelle vorliegen.

Privatkunden (Basis Lastschrift) können innerhalb von acht Wochen nach Kontobelastung wiedersprochen werden, sodass der Belastungsbetrag wieder gutgeschrieben wird. Wenn eine SEPA-Basis-Lastschrift erstmalig ausgeführt wird, muss die Lastschrift fünf Tage vor Fälligkeit bei der Zahlstelle vorliegen. Dies gilt auch für einmalige Lastschriften. Bei darauffolgenden Lastschriften hingegen, muss die Lastschrift zwei Tage vorher bei der Zahlungsstelle vorliegen.

Da SEPA einem andauernden Entwicklungsprozess unterliegt, sollten die genauen, aktuellen Angaben bei der Hausbank (wie in Schritt 2 empfohlen) nachgefragt werden. Insbesondere die Fristenregelegungen ändern sich im Lauf der Weiterentwicklung von SEPA.

Umstellung alte Konto-Angaben auf IBAN

Für den Umstieg vom alten Lastschriftverfahren und einer alten Autopoll Version auf SEPA bzw. Autopoll Version V4 gibt es in Autopoll die Möglichkeit die Kunden-Bankdaten von Kontonummer und BLZ auf IBAN und BIC umzustellen. Details unter Umstellung auf IBAN Diese Funktion kam nur in der Anfangszeit von SEPA zum Einsatz und wird heute nicht mehr benutzt.

Step 5 - customers SEPA-mandates

Damit die Rechnungen in Form einer SEPA-Datei an die Hausbank übergeben werden können, müssen bei den Kunden SEPA-Lastschrift-Mandate angefordert werden. Erst wenn diese Mandate unterschrieben vorliegen und im Autopoll erfasst bzw. pro Kunden bestätigt wurden, werden die Rechnungen in die SEPA-Datei übergeben. Sollte ein SEPA-Mandat nicht bestätigt worden sein, wird die Rechnung erstellt aber nicht in die SEPA-Datei übernommen. Zusätzlich wird ein Sonderbericht im Druckmanager der Faktura erzeugt, der alle Rechnungen mit Kunden listet, die kein bestätigtes SEPA-Mandat haben. In diesen Fällen muss das SEPA-Mandat kontrolliert ggfls. angefordert und im Autopoll bestätigt werden.

SEPA mandate display

Den Zustand der SEPA-Mandate kann unter Daten-Firmen und mit der Anzeige-Einstellung "Mandate" kontrolliert werden.

SEPA mandate enquiry

Mit Hilfe der Autopoll Funktion Rundschreiben können die SEPA-Mandate für die betroffenen Kunden erstellt und an diese versandt werden. Es gibt auch die Möglichkeit die Rundschreiben aus Autopoll per Mail zu versenden. Details unter Rundschreiben.

SEPA mandate confirmation

Nach dem Erhalt der bestätigten SEPA-Mandate müssen diese Bestätigungen in Autopoll erfasst werden.

I. single confirmation

Unter Daten-Firmen die betroffene Firma öffnen und ins Register "SEPA/Lastschriften" wechseln.

Den Haken bei "bestätigt am" setzen und ein Datum eingeben.

II. mass confirmation

Unter Daten-Firmen (am besten mit der Anzeige-Einstellung "Mandate") die Firmen markieren deren SEPA-Mandate bestätigt werden sollen. Mit dem Symbol öffnet sich das Untermenü zum Setzen und Entfernen der SEPA-Mandatsbestätigungen. Nach Auswahl von "Mandats-Bestätigungen setzen" werden die Bestätigungshaken und das Bestätigungsdatum in den markierten Firmen gesetzt.

SEPA mandate deletion

Von Zeit zu Zeit müssen SEPA-Mandate auch entfernt werden, weil diese z.B. entzogen wurden oder der Kunde nicht mehr aktiv ist.

I. single deletion

Unter Daten-Firmen die betroffene Firma öffnen und ins Register "SEPA/Lastschriften" wechseln.

Den Haken bei "bestätigt am" und das Datum entfernen.

II. mass deletion

Unter Daten-Firmen (am besten mit der Anzeige-Einstellung "Mandate") die Firmen markieren deren SEPA-Mandatsbestätgigungen entfernt werden sollen. Mit dem Symbol öffnet sich das Untermenü zum Setzen und Entfernen der SEPA-Mandatsbestätigungen. Nach Auswahl von "Mandats-Bestätigung entfernen" werden die Bestätigungshaken und das Bestätigungsdatum in den markierten Firmen entfernt.

SEPA parameters invoicing

Bei der ersten Faktura mit SEPA müssen einmalig die folgenden SEPA-Einstellungen nach Absprache mit der Hausbank vorgenommen werden. Nach der Ermittlung der abzurechnenden Sätze bei der Faktura (Details unter Fakturierung) befindet sich im Register "Status" der Button "Weitere SEPA-Parameter".

Due date calculation

Configuration of all the parameters for the calculation of the due date and filling date.

XML-file

from V4

Configuration of the SEPA version and the form/shape of the SEPA files which have to be created.

from V4.5

Configuration of the SEPA version and the form/shape of the SEPA files which have to be created.

DTAUS/Edifact

Is not needed anymore and is not applicable in the future.

This area was being used in the starting time of SEPA to remember the customers in the reason for payment of the direct debit file (dtaus/edifact) that SEPA has to be used and to set a mandate (only for privat customers).

Own due date

Ist mit der Hausbank vereinbart worden, dass das Fälligkeits- und Einreichungsdatum nicht automatisch berechnet werden soll, kann an dieser Stelle ein eigenes Fälligkeits- und Einreichungsdatum festgelegt werden, welche die oben beschriebene Fälligkeitsberechnung ignoriert.

Additional reports in the print manager of an invoicing with SEPA

Neben den Rechnungen, dem Rechnungsjournal und der "Rechnungsübersicht ohne Lastschrift", wird eine separate "Rechnungsübersicht Sepa" erstellt. Darüber hinaus, je nachdem wie viele SEPA-Dateien erstellt wurden, zu jeder SEPA-Datei einen "Begleitzettel - Sepa". Sollte es unbestätigte SEPA-Mandate geben, wird zusätzlich der Bericht "Sepa - unbestätigte Mandate" erzeugt.

Hint

Autopoll only offers the tools to invoice transactions with SEPA direct debit. But how these tools are being used have to be checked, decided and configured by the customer in corporation with his own bank.