EN invoicing

in Arbeit IN ARBEIT in progress

Preamble

It is possible in Autopoll to invoice transactions (fillings, washings and other bookings) which are assigned to companies.

Pre-conditions

• To invoice transactions in Autopoll the PLUS variant is required.
• With the Autopoll extension E1441 "P1: extented invoicing" additional invoicing functions can be bought. (invoice by mail, prepaid cards, fillings free of charge)
• As Autopoll is a vehicle orientated software at least one vehicle must be registerted in Autopoll even if it is not used because everything is handled over driver cards.

General preparations

I. Mandator/client data

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Over "Settings - General Settings" in the folder "Clients" the information and data of the own company (mandator/client) can be registered. All data there can be printed on the invoice by using placeholders.

Mandator/client data

Here please enter all the information and data of the company who is running Autopoll and who is invoicing the transactions.

The lower section (Direct Debit, Edifact ID (A) and SEPA Gläubiger ID) is only needed when direct debit (actual SEPA) is being used while invoicing the transactions. Details under SEPA.

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II. Invoice layout

Previously it should be clarified and later defined whether the invoices done with Autopoll shall be printed, sent by mail or both. Furthermore if the invoices shall be printed, it is to define whether the invoices done with Autopoll shall be printed on a printed company form or on blank paper. There are five standard invoice layouts integrated in Autopoll which can be used to print on printed company forms. That means that there are no header- and footer-texts nor logos in these invoice layouts, only the pure invoice data.

Due to the fact, that the used reporting tool is not being documented insufficiently, changes should be done together with the Autopoll hotline.

Smaller changes like formating rows to fit the company paper are free of charge.

Bigger changes like adding header- and footer-texts and placing logos on the invoice layout as preparation to print the invoice on blank paper or to mail the invoice are only executed with costs (D1004 Configuration/creation invoice layout).

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The invoice layout administration is being opened over Settings-Invoice Layout.

List of invoice layouts

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III. Invoicing profile

Menu call up

The invoicing profile administration is being opened over Settings-Invoicing profile.

List of invoicing profiles

The meaning of each icon is being explained under general handling.

Configuration invoice profile

Descr.: unique and short name

Gross Invoice/Net Invoice: whether invoiced gross or net

Print VAT: whether the VAT shall be printed or not

Print invoice: whether the invoice shall be printed or not

Direct debit: Details under SEPA

Rounding method: Details under Gross Net

PDF-Versand via E-Mail-Invoice: Details under invoice by mail

PDF-Versand via E-Mail-Cancellation: Details under invoice by mail

Layout: selection of the invoice layout which shall be used. #II. Invoice layout

Client: selection of the client (own company) which shall be used. #I. Mandator/client data

Payment cond.: self learning field. The entered text is afterwards available in each invoicing profile and will be printed directly underneath the total line of the invoice.

Days to pay: a value which can be used to calculate a due date. The due date can be used in the payment condition via a placeholder. In times of direct debit (SEPA) this field cis negligible.

Gutschriftbdg.: a text which will be printed directly underneath the total line of the credit note. An invoice with a negative total value will be automatically a credit note.

Text free fills: Details under fillings free of charge

Invoice fee

Type: the following types are available:

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Low value fee Low volume fee % per invoice Invoice fee fee per sale

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bis Menge/Betrag: Wird nur benötigt, wenn "M;indestbetrags Zuschlag" oder "Mindermengen Zuschlag" ausgewählt wurde

Products: der Artikel der auf der Rechnung als Rechnungsbebühr angedruckt werden soll. In den meisten Fällen ist ein entsprechender Artikel im Vorfeld anzulegen.

VAT-Rate: Auswahl des gewünschten Mehrwertsteuersatzes. Auswählbar sind alle Steuersätze, die unter Einstellungen-Mehrwertsteuer angelegt wurden. Siehe MWSt Satz

Invoice fee (gross): the fee value

If an invoice fee is activated, an invoice fee booking is being created during the real/production run, registered under "Other bookings" and afterwards invoiced as a separate position on the the invoice.

Allocations

There are two options to assign an invoicing profile to a company. The assignment can be done via the folder "Allocations" directly in the invoicing profile or via the company in the field "Invoice".

via the invoice profile

The left area serves the individual configuration of the invoicing profile for several transaction types and transaction sources. This area should only be edited, if necessary, after talking to and together with the Autopoll-Hotline.

via the company

Recommended invoicing procedure

• close and re-open Autopoll

• deactivate the Autopoll scheduler for the whole invoicing

• check whether all transactions (fillings, washings and other bookings) are in Autopll, in case of doubt poll the fillings from every card reader

• check whether all transactions are being assigned to a company

• check the pricelists

• make an Autopoll backup

• invoicing in test run, check the result in the print manager

• invoicing in real/production run, check the result in the print manager

* Please open and close every postion in the print manager one time, even when this position is not being printed or needed.

• close the print manager and finsih the invoicing only if the checks have been successful.

• if the Autopoll scheduler has been deactivated, activate the Autopoll scheduler

Invoicing preparations

missing transactions

Before doing a filling export, a vehicle consumption analysis and/or an invoicing it has to be checked whether all fillings in the selected invocing periode have been polled from the card readers or have been booked manually in Autopoll.

gaps in the sequential number

Before doing a filling export, a vehicle consumption analysis and/or an invoicing it has to be checked whether there are no gaps in the sequnetial filling number in the selected periode. Details under gaps check

not assigned transactions

Due to the fact, that an invoicing profile is assigned to one or more companies, only fillings which are assigned to a company can be invoiced. Before doing a filling export, a vehicle consumption analysis and/or an invoicing it has to be checked whether all fillings are assigned to a company. Details under not assigned fillings

Prices and rebates

The correctness and completeness of the prices and if in use also of the rebates and charges have to be checked before the invoicing.

Invoicing

Menu call up

Die Fakturierung kann auch über die Menüleiste, mit dem Icon, geöffnet werden.

Settings

von: Auswahl des Zeitraumes ab dem fakturiert werden soll

bis: Auswahl des Zeitraumes bis zu dem fakturiert werden soll

Rechnungsdatum: Auswahl bzw. Eingabe des Datums welches auf Rechnungen angedruckt wird

Rechnungssortierung: Auswahl des Wertes nach welchem die Rechnungen sortiert werden sollen

Probelauf: Bei Aktivierung werden Probelaufrechnungen für eine Kontrolle erstellt. Die Fakturierung im Probelauf kann solange durchgeführt werden bis die Faktura im Echtlauf durchgfehührt wurde. Bei der Deaktivierung (dem "Echtlauf") werden echte Rechnungen erstellt und die betroffenen Tankungen werden als "fakturiert" markiert. Nach Beendigung des Faktura-Echtlaufes kann diese Faktura nicht mehr wiederholt werden. Die Rechnungen müssten vorher storniert werden. Siehe Stornosystem/Wiederholungssystem.

Lastschriftdatei: Details unter SEPA

Überweisungsdatei (für Gutschriften): Details unter SEPA

Journalexport: Details unter Journalexport

Auswahlmöglichkeiten welche Buchungen abgerechnet werden sollen:

nur Transaktionen: Es werden nur Tankdaten, Waschdaten und Verkaufsbuchungen abgerechnet. Es entstehen Rechnungen.

nur Gutschriften: Es werden nur Gutschriftsbuchungen abgerechnet. Es entstehen Gutschriften.

Transaktionen und Gutschriften: Es werden sowohl Tankdaten, Waschungen und Verkaufsbuchungen, als auch Gutschriftsbuchungen zusammen abgerechnet. Ist die Rechnungssumme positiv entsteht eine Rechnung. Ist die Rechnungssumme negativ entsteht eine Gutschrift.

Auswahlmöglichkeiten Firmen, Fahrzeuge, Fahrer, Kostenstellen, Tankautomaten und Artikel die fakturiert werden sollen. Bei keiner Auswahl werden immer alle Transaktionen herangezogen.

Auswahl III bleibt unberücksichtigt und ist nur für individuell eingestellte Sonderkonditionen vorgesehen.

Einstellmöglichkeiten wie die Tankdaten in der Rechnung dargestellt werden sollen.

Anzahl Sätze: Wie viele Transaktionen sind insgesamt ermittelt worden

davon mit berechneten Preisen: Wie viele der ausgewählten Transaktionen haben einen berechneten Preis

davon bereits verarbeitet: Wie viele der ausgewählten Transaktionen wurden schon per "Echtlauf" fakturiert

davon storniert: Wie viele der ausgewählten Transaktionen storniert wurden. Details unter Stornierung

Sätze zu verarbeiten: Wie viele der ausgewählten Transaktionen sind noch nicht per "Echtlauf" fakturiert worden und können jetzt fakturiert werden

Rechnungsnummer von: Bei der ersten Faktura muss ein Wert eingegeben werden. Bei der nächsten Faktura wird die letzte Rechnungsnummer +1 angezeigt und dann verwendet.

Rechnungsnummer bis: Bei der ersten Faktura muss ein Wert der höher ist als der VON-Wert eingegeben werden. Bei der nächsten Faktura wird der Wert bei der Ermittlung der abzurechnenden Transaktionen berechnet, angezeigt und dann verwendet.

Der untere Bereich (SEPA Einreichung ab , eigenes Fälligkeitsdatum und weitere SEPA-Parameter) wird nur beötigt, wenn innerhalb der Fakturierung mit Lastschriftverfahren (aktuell SEPA) gearbeitet wird. Detais zu diesem Thema unter SEPA.

Sollten keine Sätze zu verarbeiten sein ist der "Verarbeitung starten" Knopf deaktiviert (ausgegraut).

Print manager

Nach dem Klicken von "Verarbeitung fortsetzen" werden die Rechnungen erstellt und es öffnet sich je nach Einstellung der Druckmanager als Probelauf oder als Echtlauf.

Beim Probelauf werden nur die Rechnungen (Rechnungsgruppen), das Rechnungsjournal und die Rechnungsübersicht als Probelauf-Ausgaben erstellt und stehen zur Kontrolle und/oder zum Druck zur Verfügung.

Im Echtlauf werden neben den Rechnungen (Rechnungsgruppen), dem Rechnungsjournal und der Rechnungsübersicht je nach Einstellungen auch alle weiteren Dokumente (z.B. SEPA-Begleitzettel, Liste der Rechungen ohne bestätigtes SEPA-Mandat etc.) und Dateien (z.B. SEPA-Dateien, Journalexportdateien) erstellt und stehen zur Kontrolle und/oder zum Druck zur Verfügung.

Test run

Der Probelauf kann immer wieder wiederholt werden.

Deshalb macht es beim Probelauf keinen Unterschied ob der Probelauf-Druckmanager mit dem Tür-Symbol oder mit dem weissen X oben rechts geschlossen wird.

Faktura Probelauf ohne komplexe Einstellungen

Faktura Probelauf mit komplexen Einstellungen

Production run

Der Echtlauf kann NICHT wiederholt werden. Vorher müssten die Rechnungen alle storniert und dann refakturiert werden. Details unter Stornierung Deshalb ist es ratsam erst einen Probelauf durchzuführen und zu kontrollieren bevor ein Echtlauf gestartet wird. Des weiteren ist es ratsam im Echtlauf erst alle Dokumente zu prüfen und zu drucken. Ist alles in Ordnung kann der Echtlauf mit dem Tür-Symbol abgeschlossen werden. Ist etwas nicht korrekt so gibt es mit dem roten X unten rechts die Möglichkeit die faktura komplett zurückzusetzen.

Faktura ohne komplexe Einstellungen

mit dem roten X unten rechts kann die Faktura zurückgesetzt werden, als wäre nie etwas gemacht worden. Dies ist der letzte Ausstiegspunkt aus der Faktura.

Faktura mit komplexen Einstellungen

mit dem roten X unten rechts kann die Faktura zurückgesetzt werden, als wäre nie etwas gemacht worden. Dies ist der letzte Ausstiegspunkt aus der Faktura.

Invoicing finish

Wird der Echtlauf-Druckmanager mit dem Tür-Symbol geschlossen, wird die Faktura abgeschlossen.

D.h. die Dateien (Rechnungs-PDFs, ggfls. SEPA-XMLs etc.) werden erstellt und gespeichert, alle Transaktionen werden als abgerechnet markiert und dieser Rechnungslauf wird in der Rechnungsübersicht eingetragen. Der ganze Prozess kann einige Minuten in Anspruch nehmen, abhängig von der Anzahl der erstellten Rechnungen und der abgerechneten Transaktionen.

Invoicing overview

Details under invoicing over view

Sending invoices by mail

Details under invoices by mail

Invoicing with SEPA (direct debit scheme)

Details under SEPA

Incoice cancellation

Details under cancellation

Invoice reinvoicing

Details under re-invoicing