EN vehicle sale

in Arbeit IN ARBEIT 

Preamble

Aus Anlass von einigen Supportfällen, bei denen es um Datenchaos (hauptsächlich im Bereich Tankdaten) und Unsicherheiten der Kunden bei Fahrzeug-Veräußerungen und -Verschrottungen ging, haben wir eine Anleitung zu diesem Thema zusammengestellt.

Das Ändern von Bezeichnern, wie Kennzeichen oder anderem, legt noch keinen neuen Datensatz an, das Daten-Objekt bleibt erhalten. Datensätze repräsentieren jeweils genau die gleichen Objekte wie in der realen Welt, das Fahrzeug steht für das Fahrzeug auf dem Hof, der Ausweis für das Autorisierungsmedium in der Hand. Zwischen beiden besteht eine Zurodnung, damit bekannt ist, was betankt wurde.

Basic information

• In Autopoll wird mit zwei Stammdaten-Bereichen gearbeitet, die getrennt voneinander zu betrachten sind:

Bereich 1: companies, vehicles und drivers

Bereich 2: cards

• Nummern (Firmennummern, Fahrzeugnummern, Fahrernummern und Ausweisnummern) darf es genauso nur einmal geben, wie auch die Firmennamen, Fahrzeugkennzeichen, Fahrernamen und Ausweiskennungen.

• Ausweise können mit Fahrzeugen bzw. Fahrern verbunden werden, was dazu dient, die abgerufenen Tankdaten vom Tankautomaten entsprechend den Fahrzeugen bzw. Fahrern und damit auch den Firmen zuzuordnen und somit weiterverarbeitbar zu machen.

• Der Ausweis dient in erster Linie zur Authorisierung der Tankung am Tankautomaten und würde auch ohne zugeordnetes Fahrzeug oder Fahrer funktionieren.

• Der Tankung wird mit Hilfe des benutzten Ausweises das, dem Ausweis zugeordnete Fahrzeug bzw. der zugeordnete Fahrer, zugewiesen.

• Der Tankung wird NICHT der Ausweis zugeordnet. Der Ausweis wird nur als Zusatzinformation in der Tankung hinterlegt.

• Der Tankung wird ein interner, unsichtbarer Schlüssel der Firma und des Fahrzeugs bzw. des Fahrers hinterlegt. D.h. die sichtbare Fahrzeugnummer und das sichtbare Fahrzeugkennzeichen werden NICHT in den Tankungen gespeichert, sondern nur der interne, unsichtbare Fahrzeug- und Firmen-Schlüssel.

Common wrong assumption

Sollte in einem bestehenden Fahrzeug das Kennzeichen auf ein neues Kennzeichen geändert werden, ist dies datentechnisch kein neues Fahrtzeug, sondern nur eine Umbenamung. Des weiteren werden bei einer Tankdatenliste der Altdaten des Fahrzeuges alle Tankungen mit dem neuen Kennzeichen dargestellt und nicht buchhalterich korrekt mit dem alten Kennzeichen. D.h. eine buchhalterische Trennung der beiden Wirtschaftsobjekte ist nicht gegeben, es ist immer noch das alte Wirtschaftsobjekt nur mit einem neuen Kennzeichen.

Recommended procedure

Sollte ein Fahrzeug verkauft oder verschrottet und ein neues Fahrzeug angeschafft worden sein, so ist folgender Ablauf empfohlen:

Beispiel: verkauftes Fahrzeug Nummer 123 mit AA-BB 123 / neues Fahrzeug mit AA-CC 987

Step 1 - Ausweis sperren / Zuordnung lösen

Der Ausweis, dem das verkaufte Fahrzeug zugeordnet war, ist zu sperren und die Zuordnung zum verkauften Fahrzeug ist zu entfernen.

Step 2 - Ausweis an Tankautomat übertragen

Falls zwischen dem Verkauf und dem Neukauf eine Zeitspanne liegt, sollte der in Schritt 1 gesperrte Ausweis an den/die Tankautomaten übertragen werden, damit in der Zwischenzeit mit diesem Ausweis nicht getankt werden kann.

Step 3 - Alt-Fahrzeug umnummerieren und umbenamen

Das verkaufte Fahrzeug öffnen, umnummerieren (z.B. von 123 in 99123) und das Kennzeichen erweitern (z.B. mit ..._ALT1 oder XXX_..., in AA-BB 123_ALT1).

Umnummerierung: Dies wird notwendig, wenn die Fahrzeugnummer (Bsp.: 123) erneut benutzt werden soll/muss. Es ist ratsam sich einen Nummernbereich zu wählen, der nur für die inaktiven Fahrzeuge benutzt wird.

Kennzeichen-Erweiterung: Dies wird notwendig, wenn das Fahrzeugkennzeichen sofort oder in absehbarer Zeit erneut zum Einsatz kommen soll/muss. Es ist ratsam sich auf eine Erweiterung festzulegen. (Bsp.: aus AA-BB 123 wird AA-BB 123_ALT1) So ist sichergestellt, dass das Kennzeichen in seiner reinen Form erneut benutzt werden kann, aber man beim alten Fahrzeug noch seinen Urpsrung erkennen kann.

Step 4 - Neues Fahrzeug anlegen

Anlage des neuen Fahrzeuges. Entweder mit einer neuen Nummer oder mit der alten Nummer (Bsp.: 123 - AA-CC 987). Details unter Fahrzeuge

Step 5 - Ausweis Fahrzeug zuordnen / Ausweis freigeben

Dem alten oder einem neuen Ausweis das neue Fahrzeug zuordnen und für den/die Tankautomaten freigeben.

Step 6 - Ausweis an Tankautomat übertragen

Den in Schritt 5 freigegebenen Ausweis an den/die Tankautomaten übertragen.

Advantages

• All old data is still connected with the "old" vehicle and can be processed/analysed over the old vehicle.

• All new data is assigned to the new vehicle and can be processed/analysed over the new vehicle.

• The vehicle number (e.g.: 123) can be used again and again.

• The vehicle plate number (e.g.: AA-BB 123) can be used again and again.

• With the a.m. recommended procedure it is still possible to continue with the special cases of 1:1 combinations of card number = vehicle number.

• In spite of the same vehicle number and/or same vehicle plate number these two vehicles are two separate economic items for the accounting, which can be processed/analysed separately or together.

Disadvantage

• Da es verkaufte/verschrottete Fahrzeuge in einem hohen Nummernbereich (z.B. >90000) gibt, wird bei der Fahrzeug-Neuanlage immer die höchste Nummer +1 (z.B. 99001) vorgeschlagen. D.h. im Fall einer Fahrzeug-Neuanlage muss eine freie Nummer aus dem Bereich der aktiven Fahrzeuge gewählt werden.